Spenden ab 2018 richtig melden

Das ÖBFV hat die Infos hierzu in ihrer Zeitschrift zusammen gefasst - siehe Download unten.
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Am 25.11.2017 wurden auch die Leiter des Verwaltungsdienstes, sowie deren Stellvertreter aus den Ebenen Abschnitt und Bezirk bei der jährlichen Fortbildungsveranstaltung hierzu informiert.

Datenübermittlung für Spenden

Johann Rudolf Schönbäck erläuterte bei der Tagung die Vorgangsweise.
Die rechtliche Grundlage für die Spendenabsetzbarkeit als Sonderausgabe (bei den Spendern) ist im § 18 Abs. 8 Einkommensteuergesetz und in der Sonderausgaben-Datenübermittlungsverordnung, BGBl II Nr. 289/2016 idF BGBl II Nr. 122/2017 geregelt.
Demnach werden die Sonderausgaben für die Spenden nur mehr auf Grundlage eines elektronischen Datenaustausches in der Veranlagung beim Spendengeber (automatisch) berücksichtigt.
Der Spendenzahler muss uns dazu (falls er die Absetzung als Sonderausgabe will) den Vor- und Zunamen sowie sein Geburtsdatum bekannt geben. Um Fehler zu vermeiden, ist es wichtig, dass diese Daten korrekt bekannt gegeben werden (wie am Meldezettel bzw. bei der letzten Wahl auf den Verständigungen aufgedruckt). Diese Daten werden nämlich mit den Einträgen im Stammzahlenregister (ZMR, ERnP) verglichen.
Alle Feuerwehren haben dazu automatisch einen FinanzOnline-Zugang erhalten.
Aus Gründen des Datenschutzes können nicht die Echtdaten direkt übermittelt werden, sondern es ist vorweg aus dem Vor- und Zunamen und dem Geburtsdatum (und theoretisch auch aus weiteren Daten) das verschlüsselte bereichsspezifische Personenkennzeichen für Steuern und Abgaben (vbPK SA) zu ermitteln.
Dazu gibt es zwei Wege

• Allgemeine File-Schnittstelle über FinanzOnline
• im Zuge des Dialogverfahrens in FinanzOnline

File-Schnittstelle: Über ein Input-File, bei dem das genaue Format zu beachten ist, werden die Daten übermittelt. Diese werden von der Finanz in der Nacht verarbeitet und die Ergebnisdatei am nächsten Werktag zum Download zur Verfügung gestellt.
Wenn die Suche eindeutig ist erfolgt die Rückmeldung des veschlüsselten Datensatzes mit einem alphanumerischen 172 Zeichen langen Code. Dieser Code ist auch für Folgejahre wiederverwendbar, gilt aber nur für diese Spendenorganisation (nicht aber auch für eine andere Feuerwehr).
Fehler wie Mehrfachnennungen, unbekannte Peson, falsches Geburtsdatum etc. werden in einer eigenen Datei rückgemeldet.
Mit einer weiteren Datei (xml-Datei) wird dann die Spende zu jedem vbK SA gemeldet. Dazu soll eine Software-App für die NÖ Feuerwehren entwickelt werden.
Dialogverfahren
Bei nicht allzu vielen Spendern wird sich das ebenfalls bereit gestellte Dialogverfahren besser eignen. Es ist keine weitere Software notwendig.

• Einstieg in FinanzOnline 
• Im Menüpunkt Eingaben die Übermittlung von Sonderausgaben wählen
• Das betreffende Jahr und die Art der Einrichtung auswählen (wenn nicht vorausgefüllt)
• Schritt 1: Eingabe von Vorname, Nachname und Geburtsdatum (im Format TTMMJJJJ). Weitere Felder wie PLZ, Ort, Straße werden nur benötigt, sollte es Personengleichheit geben.
• Über die Schaltfläche "Person suchen" erfolgt die Online-Abfrage.
• Wurde die Person gefunden, wird das Betragsfeld frei geschalten
• Schritt 2: Dann wird der Gesamtbetrag eingetragen, der von dieser Person im betreffenden Jahr gespendet wurde (max. 2 Nachkommastellen)
• Mit der Schaltfläche "Sonderausgaben übermitteln" wird die Meldung abgeschlossen.
• Es kommt auf dem Bildschirm eine Bestätigung und die Daten für die nächste Person kann übermittelt werden.

Mögliche Fehler, wenn Person nicht gefunden wird

• Mindestkriterien nicht erfüllt (Vorname, Zuname, Geburtsdatum)
• Juristische Person (hier gibt es keine Sonderausgaben)
• Geburtsdatum liegt in der Zukunft
• Wildcards wie *, #
• Vor 2001 verstorben
• Adelstitel, akademischer Grad (Dr. Ing. Mag.) - weglassen!
• falsches Geburtsdatum
• Doppelnamensproblematik (z. B. 2. Vorname im ZMR nicht angegeben)
• Kosenamen (Maxi, Uschi...)
• Abkürzungen
• jun. sen.
• Person ist nicht meldepflichtig.

Die Spendenmeldungen sind ab Anfang Jänner möglich und müssen bis Ende Februar des Folgejahres erfolgt sein.

Infos auf der HP des BMF: 
https://www.bmf.gv.at/steuern/spendenabsetzbarkeit.html 

• Informationen für übermittlungspflichtige Organisationen

• Aufnahme in die Liste der spendenbegünstigten Organisationen

• Präsentation

Übrigens:

• Die Spendenblöcke des ÖBFV können natürlich weiter verwendet werden, es ist nur das Geburtsdatum darauf zu vermerken.
• Bei Spenden per Banküberweisung wäre der Spender zu ersuchen, das Geburtsdatum im Feld Einzahler zu vermerken.
• Über den Webshop des NÖ LFV können Zahlungsanweisungen in Hoch- oder Querformat bezogen werden, in denen die benötigten Felder incl. Geburtsdatum vorgedruckt sind: https://webshop.n.feuerwehr.gv.at/ecommerce/category-browse?category_id=148066