Schon 15.000 Mailadressen in feuerwehr.gv.at

Sowohl bei der Fortbildung der Abschnitts- und Bezirkssachbearbeiter EDV am 24.11.2017 als auch bei der Fortbildung der Verwalter in den Bezirken und Abschnitten am 25.11.2017 informierte Ing. Sebastian Spanninger vom LFKDO über den aktuellen Stand von feuerwehr.gv.at.
feuerwehr.gv.at ist eine Office365-Umgebung, die von Microsoft kostenlos zur Verfügung gestellt wird.
In den letzten Novembertagen 2014 bekamen alle Feuerwehren, Feuerwehrabschnitte, Feuerwehrbezirke und Funktionäre des NÖLFV bis hinunter zu den Leitern des Verwaltungsdienstes in den Abschnittsfeuerwehrkommanden einen Mailzugang.
Seither sind 3 Jahre vergangen und viele andere Funktionen eingebunden worden, sodass bereits knapp 15.000 Benutzerkonten und 22.000 Gruppen angelegt wurden. Jedem Benutzer stehen 50 GB Mailspace und 1 TB Cloudspeicher zur Verfügung.
Die Zugangsdaten werden automatisch aufgrund der Funktionen, die in FDISK eingetragen sind, angelegt und an die eigene Feuerwehr zugestellt. Es ist aber auch möglich, für andere Mitglieder ein Postfach einzurichten
Woran wird noch gearbeitet:

• Instanzen (z. B. neu gegründete Feuerwehren) lassen sich derzeit noch nicht anlegen.
• Benutzer deaktvieren/löschen (z.B. bei Tod) ist noch nicht möglich.
• Selbstadministration der Mailadressen eines Benutzers noch nicht möglich
• Eigene Gruppenverwaltung in der eigenen Instanz
• Die Möglichkeit, eigene Domains einzubinden und zu verwalten
• Selfservicemöglichkeit zum Passwort-Reset

Wichtig! Bei Unklarheiten, Problemen wie vergessenen Passwörtern etc. bitte nicht telefonisch, sondern nur per Mail an support@feuerwehr.gv.at zu wenden. Aufgrund des gewaltigen Umfanges sind Hilfestellungen am Telefon einfach nicht mehr möglich.
Bei Passwortanforderungen ist am besten das Mail von einem anderen Mailaccount des Users selbst zu stellen, wobei quasi als Nachweis gefordert wird, dass diese Mailadressen in FDISK beim Mitglied hinterlegt sein muss.

Benutzerkennung versus E-Mailadresse 
Die Benutzerkennung ist die eindeutige Kennung für die Anmeldung. Jeder Funktionär und jede Instanz hat eine eigene Kennung, die auch für den Empfang von Mails verwendet werden kann.
Diese besteht aus N + Nummer der Instanz (+ Standesbuchnummer dreistellig) + @N22439049@feuerwehr.gv.at 
Die E-Mailadresse ist eine ebenfalls eindeutige Kennung für den Empfang von Mails, diese ist aber nicht für die Anmeldung verwendbar. Die Bezeichnung ergibt sich aus dem Feuerwehrregister oder aus dem Namen. Bei Namensgleichheit wird die PLZ oder eine Unterscheidungsnummer von 1 beginnend angehängt.
z.B.: erika.musterfrau@feuerwehr.gv.at 
Auf Wunsch können über den Support die Adressen auch geändert werden

Benutzergruppen
Alle relevanten Funktionen sind durch Benutzergruppen in der Exchange-Umgebung abgebildet. Daraus ergibt sich die Bezeichnung, z.B. BFKDO Zwettl - BFKDT (N22).
Die systematische Mailadresse ist dazu N + Instanznummer + Funktionskürzel aus FDISK, z.B. N22BFKDT@feuerwehr.gv.at 
Für alle Funktionen gibt es in allen übergeordneten Instanzebenen immer eine "Alle-Gruppe", z.B. "LFKDO NÖ - Alle BSBEDV" (Mailadresse dazu: N_ALLE_BSBEDV@feuerwehr.gv.at)
Das Berechtigungskonzept (wer an welche Verteiler senden darf) baut auf vier Stufen auf und soll Massenaussendungen und Spammails verhindern.
Die Einstufung jedes einzelnen Benutzers erfolgt automatisch auf Grundlage der "höchstwertigen" Funktion, abgeleitet von der Instanzebene (LFKDO, BFKDO, AFKDO, FW)
z.B.: BFKDT kann an alle Gruppen im BFKDO senden
ASB EDV kann an alle Gruppen auf Ebende AFKDO senden
Mitglied eines ARBA im LFKDO kann an alle auf Ebene LFKDO senden.
Ausnahmen davon sind nicht möglich. Außerdem kann von außerhalb des Systems überhaupt an KEINE Benutzergruppe gesendet werden.
Postfach in Outlook oder am Handy 
Jeder Benutzer kann sein Postfach auch über ein Mailprogramm (z. B. Microsoft Outlook) verwenden. Wichtig ist die Auswahl des Konto-Typs mit "Microsoft Exchange Konto"
Dies gilt auch für die Einbindung am Smartphone oder Tablet. Teilweise besteht auch die Möglichkeit, direkt ein Office365-Konto einzubinden. Auch eigene Apps (z.B. Microsoft Outlook) stehen in den jeweiligen Appstores zur Verfügung.

Anlage zusätzlicher Benutzer
Es stehen von Microsoft ausreichend Lizenzen zur Verfügung, damit auch andere Mitglieder, die einen Zugang benötigen, diesen bekommen können.  Dazu ist in FDISK beim Feuerwehrmitglied im Dienstpostenplan der eigenen Feuerwehr unter "Feuerwehr - Sonstige" die Funktion "Benutzer auf feuerwehr.gv.at" einzutragen.
Auf der HP des NÖ LFV gibt es dazu eine Anleitung zum Download: 

• Erstellung-feuerwehr.gv.at.pdf (PDF Dokument, 410 kB)

Der Benutzer wird dann am nächsten Tag automatisch angelegt und die Zugangsdaten an die Feuerwehr übermittelt.

Eigene Gruppen
In Office 365 entstehen pausenlos neue Funktionen, daher ist die Evaluierung deren Verwendbarkeit im Feuerwehr-Umfeld nur verzögert möglich.
So wäre es zwar möglich, eigene Gruppen zu definieren, die jeweils eine eigene Mailadresse bekommen. Um das System der Adressenvergabe jedoch dadurch nicht zu beeinträchtigen, werden alle diese Gruppen ohne weitere Vorwarnung gelöscht.